Fondation Bordeaux Université
Publié le
18 juin 2022
Localisation
BORDEAUX
Secteur d'activité
Type de contrat
CDD  
Durée (en mois)
12
Durée du travail
  • TEMPS_PLEIN

DESCRIPTION DU POSTE À POURVOIR

Contexte 

La Fondation Bordeaux Université est l'opérateur commun du mécénat pour le campus universitaire et hospitalier bordelais.
La Fondation contribue, par le mécénat, à développer les relations entre les acteurs du territoire. Elle accompagne ainsi de nombreux projets d'intérêt général (recherche & innovation, formation & insertion, diffusion des savoirs) portés par des talents universitaires, des écoles, et du CHU en synergie avec les grands
organismes de recherche, les acteurs économiques de toutes tailles (Grands Groupes, ETI, PME, startup, associations, etc.) et les collectivités territoriales.
L’ensemble des actions qu’elle soutient participe à l’attractivité du territoire et son rayonnement.

La Fondation a deux activités principales :
- collecter des dons pour accompagner le développement de projets et actions dans le cadre de ses missions,
- concevoir, animer et gérer des projets financés par le mécénat (ponctuels ou pluriannuels coconstruits et co-pilotés par les donateurs, universitaires, partenaires, etc.)

Pour cela, la Fondation compte 10 collaborateurs, organisés en :
- deux business unit : chargés de projets, fundraisers, chargé de communication projets, assistantes de projets (mise en œuvre, suivi et valorisation des opérations de la Fondation : recherche, formation, diffusion du savoir... en partenariat avec les mécènes et établissements partenaires; sollicitations et fidélisations des donateurs ; etc.);
- un pôle dont l’activité est transversale : de la mise en œuvre de la stratégie et prospective à l’organisation de la politique de reconnaissance et de fidélisation, communication, diffusion des messages généraux de la Fondation, sollicitations des donateurs ;
- un pôle administratif et comptable en charge des sujets administratifs, comptables, juridiques et ressources humaines.
La Fondation Bordeaux Université abrite également l’IHU Liryc (20 collaborateurs directement rattachés à la Fondation) et la fondation Ange Gardien.
Dans le cadre du développement de son activité liée à l’accompagnement d’actions stratégiques de ses établissements fondateurs, et développement des activités de collecte évènementielle, la Fondation recherche un(e) fundraiser.

Mission principale

Sous le management direct de la responsable administrative et comptable,
l’assistant(e) administratif et comptable, participe aux tâches quotidiennes du pôle administratif et comptable, garant du respect des normes comptables assurant la mise en conformité de l’activité de la Fondation avec l’ensemble des normes applicables.
Sur le plan comptable, il effectue notamment le suivi des projets (contrôle des pièces justificatives, saisie d’opérations comptables, règlements, etc.) ainsi que de l’activité courante autour des dépenses de structure et éléments RH. Un suivi des indicateurs et tableaux de bord permettant le pilotage de l’activité et la préparation du dossier de clôture des comptes feront également partie des missions confiés à l’assistant(e) administratif et comptable.
Il effectue le traitement administratif des dossiers (suivi des tableaux de bord et reporting, actions courantes : courriers, réservation, secrétariat).
Il participe à la mise en place d’une organisation efficiente et des outils nécessaires au suivi de l’activité.

Activités principales

Mission 1 : Comptabilité et contrôle de gestion
S’assurer que l’ensemble des pièces nécessaires à la validation des dépenses soit présent et conforme à la procédure établie, s’assurer que les délais soient tenus en termes de remontée des informations, et saisir l’ensemble des informations comptables (logiciel CIEL) liées aux dépenses (CRM Eudonet) - y compris pour la fondation abritée :
▪ Suivi du budget annuel par projet
▪ Suivi des commandes par projet
▪ Contrôle des pièces nécessaires à la validation d’une dépense
▪ Saisie comptable des opérations fournisseurs
▪ Saisie comptable des dons
▪ Editer les reçus fiscaux et lettres de remerciements
▪ Préparation des paiements
▪ Classements des éléments comptables
▪ Suivi des tableaux de bord et suivi de l’activité
▪ Echanges avec les fournisseurs
▪ Suivi des charges sociales et fiscales (établies par le cabinet d’expertise comptable) + collecte des informations autour des éléments variables de paie
▪ Suivi des tableaux de bord et indicateurs
▪ Participation à la préparation du dossier de clôture des comptes

Mission 2 : Administratif
Faire le suivi de la gestion courante de l’activité et le traitement des conventions de mécénat et de reversement,
▪ Administration courante de la Fondation
▪ Rédaction de courriers, préparation logistique des conseils d’administration
▪ Démarches administratives de mise en conformité de l’activité
▪ Classement des documents administratifs et juridiques
▪ Veille réglementaire

Profil recherché

Niveau de qualification

Bac +3 (BTS, DUT, Master 1 en gestion administrative, RH et comptables) avec au moins 2 années d’expérience

Compétences

Savoirs :
▪ Connaissances comptables et contrôle de gestion (comptabilité fournisseurs
et outils de suivi de l’activité)
▪ Connaissances en gestion administrative et secrétariat
▪ Notions RH et/ou juridiques seraient un plus

Savoir-faire :
▪ Suivi des tableaux de bord et maitrise d’Excel
▪ Suivi des procédures et efficacité opérationnelle,
▪ Grandes qualités d’expression écrite,
▪ Capacité à analyser et synthétiser,
▪ Maitrise des outils informatiques (Excel et Word, logiciel comptable CIEL,CRM Eudonet),
▪ Recherche d’informations juridiques,
▪ Savoir gérer les priorités,
▪ Capacité à s’adapter (à différents acteurs)

Savoir-être :
▪ Rigueur et méthode,
▪ Discrétion,
▪ Esprit d’équipe,
▪ Réactivité,
▪ Capacité d’adaptation et polyvalence, 4/4
▪ Sens du service
▪ Capacités à communiquer avec tout type de public
▪ Capacité d’analyse, de compréhension et d’adaptation à l’environnement de travail

Champ Relationnel du poste

Interne : Collaboration avec l’ensemble de l’équipe de la Fondation notamment les chargés et assistants de projets ; En lien avec l’écosystème hospitalo-universitaire (enseignants, chercheurs, étudiants, personnels des différents établissements du site bordelais)

Externe : Fournisseurs et prestataires
Experts-comptables et CAC
Banques
Partenaires des projets
Donateurs et prospects : entreprises,
institutions, particuliers.

Rémunération et avantages sociaux

Rémunération : entre 21 et 25 000 € brut annuel selon profil
Avantages sociaux : nombre de jours de congés payés et RTT (50 jours), prévoyance, mutuelle, etc.

Candidature : 

Lettre de motivation + CV à adresser avant le 30 juin

Nature de l’emploi

CDD (12 mois)
Situation du poste : 

Fondation Bordeaux Université
Adresse : 166, Cours de l'Argonne à Bordeaux

 

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